Con motivo del congreso internacional de la lengua inglesa, se dieron cita en Madrid 800 invitados, diversas escuelas relacionadas con el sector y demás patrocinadores. El congreso, de 2 días de duración, tuvo lugar en un fantástico auditorio cercano al Paseo de la Castellana junto con más salas destinadas a diversas ponencias y talleres acordes a las necesidades marcadas por la agenda del congreso. Para las pausas café o coffee breaks y para el cocktail de bienvenida que se sirvió a los invitados al congreso, habilitamos un comedor anexo y estudiamos el mobiliario a poner para que el servicio de catering que ofrecimos estuviese bien organizado y fuera homogeneo en su servicio a todos los asistentes.
Organización Congresos Madrid
TIPO DE EVENTO: ORGANIZACIÓN CONGRESO NACIONAL
NUMERO DE INVITADOS: 1000
DESCRIPCIÓN
Con muchas ganas e ilusión, uno de nuestros clientes multinacionales deseaba organizar un congreso nacional que aglutinara a sus principales clientes, junto a personalidades de reconocido prestigio en su sector y altos representantes del gobierno. Esta idea de evento no la había hecho nunca en España y confió en nuestras manos la organización de dicho congreso. El evento tendría que organizarse en Madrid por intereses internos y en fechas que vinieran bien sobre todo a asistentes.
El congreso a organizar era para 600 invitados y durante 2 días. En primer lugar teníamos que encontrar la ubicación ideal del evento en un espacio céntrico y bien comunicado y que tuviera hoteles cercanos para alojar a tantos invitados de fuera de Madrid y que contara con un auditorio grande donde cupieran todos los asistentes al congreso, un mínimo de 4 salas de talleres aparte con capacidad aproximada de 100-150 personas cada una, y espacio amplio para las pausas café, además de un salón grande para almuerzos sentados. De todas las posibilidades que vimos, optamos por un espacio de congresos en el Paseo de la Castellana. Una vez reservado el espacio, nos pusimos a trabajar junto con el cliente en el tema de la imagen del congreso, posibles hoteles cercanos, desarrollo del congreso, horarios, necesidades de las ponencias, audiovisuales, etc…
Llegó el día del congreso, la imagen del mismo era espectacular. Colocamos 3 lonas gigantes en la fachada en material front-lit microperforado para evitar efectos vela. La mayor de las lonas era de 28 metros x 10 metros. Todo el mundo que pasaba por la Castellana a esa altura veía la imagen del congreso. En la puerta y hall del Palacio de Congresos se colocaron diversos Roll-ups de guía y bienvenida. En el hall se colocó también una gran trasera con la imagen grafica del congreso, delante de la cual nuestras azafatas en mesas realizaron de forma muy ágil la acreditación de todos los asistentes y la entrega del material del congreso y de los regalos corporativos.
Para el auditorio pusimos en el escenario una pantalla gigante de 21 metros de largo por 7 metros de altura que ocupaba casi todo el escenario, pues había que llenarlo ya que, salvo alguna mesa redonda, eran ponencias individuales. Para ello se usaron además sistemas de doble proyección, de grabación de decorados, equipos Folson, cámaras para ampliar en pantalla al ponente y grabar el congreso y demás necesidades de sonido. Siguiendo la scaletta, comenzó el congreso con la bienvenida de la presidenta de la empresa y demás ponentes junto con maestros de ceremonia para la ocasión.
Acabadas las ponencias de este primer día, pensamos en obsequiar por la noche a los invitados a un evento cultural acorde a la temática del congreso. A este fin organizamos una visita cultural y a museo cerrado para los 600 invitados, en un Museo emblemático de Madrid.
Recogidos los invitados en autocares que salían del Palacio de Congresos, 12 autobuses de 50 plazas, fueron destino del Museo emblemático de Madrid. y comenzó la visita cultural, para el cual, había guías en cada sala del Museo que explicaban las obras. Acabada la visita cultural por las salas, el evento seguía en el hall principal del museo, donde se organizó, para deleite de los invitados, un exquisito cocktail –cena hasta media noche.
Al día siguiente continuó el congreso, ponencias en auditorio y en salas auxiliares. Acabada la mañana y tras diversas pausas café, se hizo un almuerzo de trabajo y se procedió a ir al auditorio para las últimas ponencias y acto de clausura.
A la semana siguiente, nuestro cliente recibía el feed-back más que positivo de los invitados al congreso organizado. Tanto que en los años siguientes, en lugar de organizar el congreso para 600 invitados los organizamos para 1000 congresistas. El formato y espacio gustó tanto que se mantuvo, a excepción de la visita o actos culturales, que se cambiaron por otras distintas. Por ejemplo, alquiler a función cerrada un circo con un cocktail-cena posterior en hall, pasillos y pista central o actuaciones en el escenario del propio espacio destinado al congreso, adaptando en el mismo día el escenario con los montajes formales del congresoa las funciones teatrales nocturnas.